Расписки служат документом для платежей клиентов и записью продаж
Если вы хотите предоставить покупателю квитанцию, вы можете написать ее от руки на листе бумаги или создать в цифровом виде, используя шаблон или программную систему. Если вы планируете заниматься бизнесом , важно знать, как правильно написать квитанцию для правильной документации, налоговых целей и защитить себя и своих клиентов.
Метод 1
Написание расписки от руки
Шаг 1. Купите чек...
Купите книгу квитанций , чтобы вам было легче писать квитанции. Вы можете приобрести в Интернете или в магазине канцелярских товаров книгу чеков, состоящую из двух частей, или книгу с несколькими листами многоразовой копировальной бумаги. Эти буклеты обычно пронумерованы и уже имеют заголовки квитанций. Обязательно приобретите буклеты с бланками, состоящими из двух частей, чтобы была копия, которую вы могли бы сохранить для своих записей. Если у вас нет под рукой буклета, вы можете просто написать квитанции на листе бумаги и скопировать их.
Прежде чем взять деньги от частного лица под расписку, убедитесь, что копировальная бумага находится между оригиналом и копией.
При написании чеков от руки используйте ручку, плотно нажимая на нее, чтобы информация перешла на копию.
Шаг 2. Напишите номер и дату квитанции вверху справа
Справа вверху напишите номер и дату квитанции. Напишите полную дату совершения продажи и номер квитанции в хронологическом порядке под ней. На каждом чеке должен быть номер, чтобы вы могли отслеживать каждую продажу в течение дня. Номер квитанции начинается с 001 и увеличивается на одну цифру для каждой квитанции. Вы можете сделать это заранее, чтобы вам не приходилось писать это каждый раз, когда вы совершаете продажу.
Например, правый верхний угол квитанции будет выглядеть примерно так:
20 января 2019 г.
Вы можете сбрасывать номера квитанций каждый день, если вы также указываете дату на каждой квитанции.
Большинство буклетов с квитанциями уже имеют разные номера квитанций для каждой квитанции.
Шаг 3. Напишите название вашей компании и контактную информацию в левом верхнем углу
Напишите название вашей компании и контактную информацию в левом верхнем углу. Под названием компании напишите номер телефона и адрес вашей компании. Вы также можете указать другую информацию, такую как веб-сайт, учетные записи в социальных сетях и/или часы работы. Эта информация послужит доказательством того, что ваша компания совершила продажу, и поможет клиенту связаться с вами, если ему понадобится.
Если у вас нет компании, напишите свое полное имя вместо названия компании.
Шаг 4. Пропустите строку и запишите купленные товары и их стоимость
Пропустите строку и запишите купленные товары и их стоимость. Напишите название товара в левой части квитанции и напишите стоимость каждого товара в правой части квитанции. Если вы продали более одного предмета, перечислите предметы и их цены подряд.
Например, подробный список в чеке должен выглядеть примерно так:
Туалетная бумага………..Расческа за 4 доллара
………………
Увлажняющий крем за 3 доллара………...20 долларов.
Шаг 5. Напишите промежуточный итог под всеми элементами
Напишите промежуточную сумму под всеми пунктами. Промежуточный итог представляет собой стоимость всех предметов до вычета налогов и дополнительных сборов. Сложите стоимость каждого из проданных вами товаров и напишите общее количество под списком цен на товары.
Чтобы быть точным, воспользуйтесь калькулятором, чтобы сложить элементы.
Итоговая сумма должна выглядеть примерно так:
Туалетная бумага………..Расческа за 4 доллара
………………
Увлажняющий крем за 3 доллара………...20
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГО………..27$
Шаг 6. Добавьте налоги и...
Добавьте налоги и другие сборы к промежуточной сумме общей суммы. Укажите наименование налога или дополнительных сборов в левой части квитанции, а их стоимость запишите в правой части квитанции. Затем добавьте к промежуточной сумме все применимые сборы и налоги, чтобы получить общую сумму или сумму, которую клиент должен заплатить.
Общая сумма должна выглядеть примерно так:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГО………..27 долларов США
Налог с продаж………….5,50 долларов США
Доставка…………..3
ОБЩАЯ ИТОГО…..35,50 долларов США
Шаг 7. Запишите способ оплаты и имя клиента
Запишите способ оплаты и имя клиента. Способ оплаты может быть наличными, чеком или кредитной картой. В последней строке квитанции укажите полное имя клиента. Если они заплатили кредитной картой, попросите их подписать нижнюю часть квитанции. Затем сделайте копию квитанции, сохраните ее для себя и передайте покупателю оригинал квитанции.
Создание цифровой квитанции
Шаг 1 Загрузите шаблон квитанции для простого цифрового решения
Загрузите шаблон квитанции для простого цифрового решения. Если вы предоставляете кому-то квитанцию онлайн, возможно, будет проще написать квитанцию на компьютере. В этом случае найдите в Интернете шаблоны квитанций и загрузите тот, который соответствует вашим потребностям. Затем заполните все необходимые поля с помощью текстового процессора и отправьте клиенту копию квитанции.
Не забудьте указать дату продажи в любой квитанции, которую вы пишете.
Скачивайте шаблоны только с сайтов, которые выглядят авторитетными.
Шаг 2. Используйте программное обеспечение, чтобы...
Используйте программное обеспечение для создания квитанций профессионального вида. Сравните платные и бесплатные программы для создания квитанций и загрузите ту, которая лучше всего соответствует вашим потребностям. Настройте программу и введите название вашей компании и информацию на вкладке настроек. Далее остается только правильно заполнить соответствующие поля. Как только вы закончите, программа сгенерирует профессиональную квитанцию, которую вы сможете передать покупателю, и зарегистрирует квитанцию в своей базе данных, чтобы вы могли обратиться к ней позже. [9]
Популярные программы получения чеков включают NeatReceipts, Certify и Shoeboxed.
Вы также можете загрузить логотип своей компании , чтобы он отображался на копии квитанции клиента.
Шаг 3. Используйте POS-систему для высокоточного управления квитанциями
Используйте POS-систему для высокоточного управления чеками. POS или система точек продаж — это система, которая помогает вам отслеживать деловые расходы, продажи, квитанции и может обрабатывать платежи, такие как чеки и кредитные карты. Эта система автоматически создаст для покупателя чек в точке продажи и зарегистрирует продажу в вашей базе данных. Сравните различные POS-системы онлайн и выберите ту, которая соответствует вашим потребностям. Затем загрузите систему на свой компьютер и обратитесь в службу поддержки клиентов, чтобы автоматически генерировать квитанции каждый раз, когда вы совершаете продажу.
Популярные POS-системы включают Vend, Shopify и Square Up.
Многие POS-системы теперь можно загрузить на свой телефон, планшет или компьютер.