На этот раз мы возвращаемся к основам!
В этом полном руководстве по построению команды мы дадим вам все имеющиеся у нас советы по планированию и проведению мероприятия по построению команды, в том числе о том, как выбрать правильную логистику, расписание и многое другое!
Планирование вашего мероприятия
1. Установите временную шкалу
Это может показаться очевидным, но установите примерную дату и начните планировать мероприятие как можно раньше. Это значительно упростит и упростит планирование. Конечно, то, насколько заранее вы начнете, зависит от размера и типа мероприятия. Для типичного командного празднования с участием менее 100 человек мы предлагаем запланировать 4–6 мероприятий до начала мероприятия. Ретрит или специальное мероприятие для более чем 100 человек вам необходимо начать планировать за 4 месяца.
Если у вас мало времени и вам нужно найти корпоратив пятигорск, лучшим вариантом может стать онлайн-тимбилдинг. Это очень просто спланировать и не требует сложной логистики или поиска мест. Свяжитесь с Invite Japan, и мы сделаем все возможное, чтобы все получилось, даже если ваше мероприятие состоится в ближайшее время.
2. Создайте список задач
Создание списка задач поможет вам оставаться организованным и быть в курсе всего, что вам нужно сделать, чтобы подготовиться к мероприятию. Вы можете создать список в таблицах Excel или Google или использовать шаблон, например диаграмму ГАНТА, на который вы можете ссылаться и который четко объясняет, что происходит.
3. Вовлеките свою команду
Когда дело доходит до планирования мероприятий по тимбилдингу, существует множество движущихся моментов. Поэтому отличный способ сделать весь процесс более плавным — пригласить вашу команду принять участие в планировании и организации мероприятия. Это дает дополнительное преимущество: вы согласуете свое мероприятие по тимбилдингу с остальной частью команды, а также заставите всех быть на одной волне и работать вместе. В конце концов, весь смысл в том, чтобы усилить свою команду.
Так что считайте себя главным координатором, а не единственным организатором. Превратите планирование вашего мероприятия в дополнительный урок по построению команды, вовлекая свою команду в действие.
4. Определите свои цели
Чтобы ваше мероприятие по тимбилдингу было эффективным, вам необходимо четко и четко определить цели программы. Это гарантирует, что ваше мероприятие соответствует потребностям вашей команды, а также что члены команды получат удовольствие от участия в нем. Чтобы облегчить этот процесс, мы предлагаем использовать метод «5Ws». Задайте себе следующие вопросы о вашем мероприятии:
ВОЗ? Когда? Где? Что? Почему?
Наша команда продаж, состоящая из 45 человек, в этом квартале работала очень хорошо. Поэтому мы хотим провести мероприятие в Нью-Йорке , где они смогут весело провести время , а мы сможем выразить нашу признательность за их тяжелую работу .
5. Составьте список участников
Вы можете использовать следующие вопросы, чтобы получить более четкое представление о списке участников вашего мероприятия по тимбилдингу.
Участие: Может ли участвовать кто угодно или только определенная команда? Является ли участие обязательным или люди могут выбирать, хотят ли они участвовать?
Вместимость: какое количество человек может присоединиться, учитывая ваш бюджет и место проведения?
Есть ли участники, которым потребуются какие-либо специальные условия?
Будете ли вы включать удаленных членов команды? Если да, могут ли они присоединиться удаленно или вы хотите, чтобы они участвовали лично?
6. Создайте подробный бюджет
Совместно со своим начальством и/или тем, кто отвечает за бухгалтерский учет, выясните, сколько денег вам придется потратить на ваше мероприятие. Будьте максимально реалистичны и оставьте немного места для неожиданных предметов.
Вот пункты, которые обязательно следует включить в свой бюджет:
Транспорт, парковка и гостиничные сборы.
Депозиты за места и площадки проведения мероприятий.
Если вы заключаете контракт с внешним подрядчиком, оплата за организацию мероприятий.
Расходы на питание или питание.
Страховые сборы.
Расходы на сувениры.
7. Определите дату и время вашего мероприятия
Дела могут начаться довольно быстро, и графики людей могут быстро заполниться. Вот почему так важно как можно скорее подобрать подходящую дату и время для вашего мероприятия. Это станет проще, если вы выясните, кто является участниками и основными заинтересованными сторонами в мероприятии (кто получит наибольшую выгоду).
В зависимости от выбранного вида деятельности вы также можете разделить свою команду и запланировать несколько временных интервалов или дат, если графики вашей команды не совпадают.
8. Выберите место проведения мероприятия
Вот несколько вопросов, которые помогут вам решить, какое место подойдет для вашего мероприятия по тимбилдингу:
Сколько человек может вместить площадка?
Предоставляется ли в заведении доступ в Интернет? Доступно ли для использования аудиовизуальное оборудование?
Разрешается ли вам привозить или устанавливать оборудование или материалы перед мероприятием?
Если мероприятие проводится на открытом воздухе, нужно ли специальное разрешение?
Есть ли поблизости парковка на случай, если члены команды воспользуются своими автомобилями или вы наймете автобус?
Повлияет ли погода на мероприятие?
9. Создайте контрольный список логистики
Когда есть основные элементы вашего мероприятия, лучше всего составить контрольный список логистики. Это гарантирует, что любые важные логистические вопросы не останутся незамеченными.
Транспорт: Как все добираются до мероприятия? Будет ли предоставлен транспорт или каждый будет добираться туда самостоятельно?
Еда и напитки: Будут ли включены в мероприятие какие-либо блюда или закуски? Если да, будут ли они предоставлены компанией?
Соглашение о согласии: нужно ли участникам подписывать соглашение о согласии на деятельность?
Отели: Будет ли ваше мероприятие требовать от людей ночевать где-нибудь?
Что взять с собой: Что участникам необходимо взять с собой на мероприятие или подготовить заранее (например, плащи, бутылки с водой и т. д.)
Дополнительные условия: понадобится ли вам оказывать дополнительную поддержку членам команды с ограниченными возможностями или травмами?
10. Выберите вид деятельности
Сегодня существует множество разнообразных мероприятий по тимбилдингу, и у нас в Invite Japan есть несколько собственных, которые мы порекомендуем чуть позже. Однако прежде чем принимать какое-либо решение, вам следует рассмотреть следующие моменты:
Бюджет: ваш бюджет действительно будет определять, что ваша команда может и не может сделать. Вот почему, как мы упоминали ранее, важно иметь реалистичный бюджет. Делайте все возможное, используя то, что у вас есть, и помните, что самые дорогие занятия не всегда являются лучшими.
Дата и время. Время года, в котором проводится ваше мероприятие, будет влиять на то, хотите ли вы провести его в помещении или на свежем воздухе. Точно так же разное время суток может лучше подходить для одних занятий, чем для других.
Цель: Что вы хотите, чтобы члены вашей команды получили от этого мероприятия? Если у вас есть четко выраженная главная цель, вы сможете найти подходящее занятие, которое поможет ее достичь и будет соответствовать потребностям вашей команды. Например, вы можете захотеть провести дискуссионные сессии, церемонию награждения или образовательную лекцию.
Итак, как только вы задумались над этими вопросами, пришло время выбрать вид деятельности. Вот основной состав, который мы предлагаем в Invite Japan.
Онлайн-мероприятие по тимбилдингу
90 мин./~6600 иен на человека
Если вам нужно мероприятие, которое легко спланировать, это для вас. Все, что нужно участникам, — это подключение к Интернету, и они могут присоединиться из любой точки мира одновременно (что делает его идеальным для международных команд и конференций). Поскольку нет необходимости в помещении, в мероприятии могут легко участвовать большие команды.
У нас есть две игры: Tabitantei — волшебное путешествие по Японии, а Secret Agent: The First Mission — международное шпионское приключение. Обе эти игры основаны на онлайн-головоломках и предназначены для удаленных и гибридных команд, стремящихся повысить сплоченность и коммуникацию команды.
Событие «Охота за мусором на открытом воздухе (Путешествие по скрытым секретам)»
Около 3 часов/~9500 иен на человека
Это отличное занятие для команд, желающих провести выездное мероприятие или что-то на свежем воздухе. Команды объезжают определенные районы Токио или Иокогамы в поисках подсказок для решения серии головоломок. Эти подсказки можно найти на памятниках, зданиях и других достопримечательностях. Таким образом, команды могут исследовать новые места, работать вместе и иметь возможность лучше узнать друг друга.
«Путешествие по скрытым секретам» — очень популярное занятие, особенно в периоды года с хорошей погодой. Но у нас были команды, которые наслаждались этой игрой даже во время дождя и холода. На данный момент у нас есть игры «Охота за мусором» для Асакусы, Нихонбаши и Иокогамы.
Событие по формированию команды диспетчеризации (Тайна чемодана)
Концепция Suitcase Mystery представляет собой серию головоломок и испытаний, заключенных в одном чемодане. Эта игра, наполненная странными предметами и любопытными предметами, сразу же заставляет команды говорить и смеяться.
А поскольку в чемоданчик Mystery можно легко путешествовать куда угодно, в него можно играть в офисе, в любом арендуемом помещении или конференц-зале по вашему выбору. Это делает его еще одним отличным вариантом для организаторов, которые беспокоятся о логистике и планировании. Все приходит к вам, а установка и демонтаж занимают максимум пять минут.
11. Определить план на день (составить повестку дня)
После подтверждения всех деталей вам следует составить план и расписание на день вашего мероприятия. В нем должно быть указано, в какое время участники должны прибыть на место, время начала мероприятия, адрес места, где участники встретятся и т. д. Обязательно создайте повестку дня за несколько недель до мероприятия, чтобы вы могли пройти это всем участникам.
12. Заинтересуйте свою команду
К сожалению, это то, что многие организаторы мероприятий склонны упускать из виду. Вы запланировали отличное мероприятие для своей команды, поэтому вам нужно разыграть его и замотивировать их на участие.
Это должно включать в себя немного пиара и творчества. Используйте электронные письма, листовки или текстовые сообщения. Упоминайте об этом на собраниях. И постарайтесь сообщить важную информацию о событии, придав ему загадочность, чтобы соблазнить членов команды.
Отслеживание событий
Ваше мероприятие прошло без проблем и все прошло по плану. Возможно, вы удовлетворены тем, как все прошло, но вам еще многое предстоит сделать, если вы хотите получить от этого максимум пользы. Именно здесь на помощь приходят последующие действия, и они могут быть так же важны, как и само событие.
13. Раздавайте сувениры или сувениры
Выразите признательность участникам, вручив им небольшие призы или сувениры после мероприятия. Они не обязательно должны быть чем-то слишком дорогим, важно, чтобы они были связаны с событием и давали участникам небольшое забавное напоминание о совместном опыте. Это могут быть сделанные вами фотографии, маленькие шоколадные конфеты, энергетические батончики или даже футболки.
14. Собирайте отзывы
Самое эффективное, что вы можете сделать после мероприятия – это собрать обратную связь. Вы хотите знать, как участники относились к мероприятию и проведенным ими мероприятиям, чтобы вы могли узнать, что сработало хорошо, и продолжить планировать для них более эффективные мероприятия в будущем.
Повеселились ли участники? Чему они научились? Захотят ли они сделать что-то подобное еще раз? Что бы они изменили в программе? Получение ответов на эти типы вопросов будет полезно как для вас, так и для вашей команды в дальнейшем.
Заключение
Хорошо спланированное мероприятие по тимбилдингу может зарядить вашу команду энергией, укрепить отношения между ее членами и оставить незабываемые воспоминания. Благодаря этому руководству вы узнали много нового о этапах планирования этих мероприятий, включая важнейший процесс последующих действий. Мы надеемся, что, вооружившись этой информацией, вы сможете спланировать несколько потрясающих мероприятий для своих команд и продолжать улучшать их каждый раз.
