Вы определили цель встречи; вы знаете, кого хотите пригласить и какие решения вам нужно принять
Но остается еще одна важная вещь, о которой вам нужно позаботиться: написание протокола собрания.
В этой статье вы познакомитесь с определением протокола собрания, его целью и типами. В этой статье также рассказывается, что должен включать в себя идеальный готовый шаблон протокола собрания и как его выбрать. Вы также познакомитесь с золотым советом, как без особых усилий проводить эффективные встречи.
Что такое протокол собрания?
Вы можете подумать, что минуты в этом контексте относятся к времени. Но это не так. Термин «протокол собрания» происходит от латинской фразы «minuta scriptura», что буквально означает «небольшое письмо».
Протокол собрания — это официальная запись того, что произошло во время собрания. Их также называют протоколами, протоколами заседаний (сокращенно МОМ), протоколами или заметками (неформальный стиль ведения протоколов заседаний).
Какова цель протокола собрания?
В протоколах собраний фиксируются две основные вещи, вокруг которых обычно вращаются собрания: задачи (действия) и проблемы. Протоколы собраний преследуют несколько целей: собрать всю информацию в одном месте, чтобы люди могли обращаться к ней при принятии решений или на предстоящих собраниях; информирование тех, кто не смог присутствовать на заседании, о обсуждении и принятых решениях; напоминание о действиях, которые следует предпринять; и предоставление информационного резюме того, что произошло на встрече.
Какие существуют виды протоколов собраний?
Протоколы встреч имеют разные форматы, и каждый интерпретирует встречу под разным углом. Итак, давайте изучим их.
Минуты действий
Это стандартный формат протокола собрания. Как следует из названия, речь идет о записи действий, предпринятых на собрании. Их также называют протоколами только для принятия решений. Они исключают дискуссии и фиксируют решения и действия. Их можно записать в виде маркеров, поскольку они, скорее всего, будут использоваться внутри компании. Большую часть времени в совещании участвует секретарь.
Протоколы обсуждения
Это записи обсуждений, произошедших во время встреч и приведших к решениям и действиям. Они должны включать содержательные дискуссии и исключать личные замечания. Для этого типа назначается лицо, ответственное за точность протоколирования.
Стенографические протоколы
Они используются редко, если только этого не требует закон (конгресс или общественные слушания). Они представляют собой письменную расшифровку того, что было сказано во время встречи. Они включают имена говорящих и каждое слово, сказанное каждым из них. Зачастую они длинные и их трудно просматривать.
Выбор шаблона протокола собрания
Готовые шаблоны протоколов собраний могут стать отличным руководством по созданию шаблона протокола собрания, который подойдет для ваших деловых встреч. Итак, как узнать, что выбранный вами шаблон хороший, и как его настроить в соответствии со своими потребностями? Во-первых, давайте начнем с того, что должен включать подробный шаблон протокола собрания.
Что должно быть включено в образец протокола собрания?
(А) Самое необходимое
Название организации
Дата и время
Имена участников встречи
Кто присутствует и кто отсутствует
Время, в которое некоторые участники присоединились после начала собрания (чтобы определить, в принятии каких решений они участвовали или за какие голосовали)
Цель встречи
(Б) Ядро
Принятие или изменение протокола предыдущего собрания
Повестка дня встречи: это руководство к тому, как пройдет встреча. В него включены темы и задачи, которые будут обсуждаться в ходе встречи.
Вопросы для обсуждения: вам необходимо зафиксировать все ключевые моменты и то, как они обсуждались. Один из лучших способов написания протоколов собраний — это выбор метода ведения заметок, который дополняет способ обработки информации.
Голосование и решения. Обсуждения часто приводят к решениям, которые либо вступают в силу мгновенно, либо требуют голосования. Итак, вам нужно включить это в протокол совещания.
Действия: Продуктивные встречи — это встречи, которые приносят пользу. Обсуждения, голосования и решения приводят к задачам, которые поручаются ответственным людям. Вам нужно записать
Поставленные задачи. Протоколы совещаний должны содержать четкие указания о задачах и о том, кому они поручены.
Сроки выполнения и последующие действия. Продуктивные встречи — это встречи, которые приводят к определенным задачам со сроками выполнения, которые необходимо отслеживать, и создают импульс между встречами.
Соответствующие документы: Соответствующие документы иногда являются важной частью обсуждений и результатов встреч. Поэтому вам нужно упомянуть их, чтобы к ним можно было легко обратиться в случае необходимости.
Итак, следующий вопрос: как настроить шаблон протокола собрания в соответствии с вашими потребностями?
Пройдя определенный готовый шаблон и убедившись, что он включает в себя все вышеперечисленное, вы можете использовать следующие пункты, которые помогут вам при ведении протокола собрания. Обсудив следующие вопросы с организатором собрания, вы получите полное представление о собрании. И это может помочь вам пропускать и добавлять разделы в протокол собрания по своему усмотрению и писать идеальные протоколы собрания.
Самая важная цель встречи
Второстепенные цели встречи
Наиболее важные решения, которые необходимо принять
Выделение важных пунктов повестки дня
Ожидания относительно того, что должен охватывать протокол собрания
Знание того, существует ли предпочтительный формат
Примеры шаблонов протокола собрания
Ознакомьтесь с этими превосходными шаблонами и выберите тот, который подходит вам лучше всего. Все они бесплатны, редактируемы и инклюзивны.
Образец протокола официального собрания
Образец протокола неофициальной встречи
Как легко написать протокол встречи
У нас есть для вас один совет: используйте технологии! Сделайте себе одолжение: изучите множество доступных вариантов и автоматизируйте то, что можно автоматизировать. Универсальное программное обеспечение для управления собраниями, такое как adam.ai, может помочь вам составить отличный протокол собрания за гораздо меньшее время, снять с ваших плеч рутинные задачи и вести протоколы собраний как профессионал.
От автоматического создания протоколов встреч до полного контроля над комнатой для собраний — вот что может предложить гибкое программное обеспечение, такое как adam.ai.
1. Легко добавляйте пункты и подпункты повестки дня по расписанию, которые автоматически появятся в протоколах собраний. Читайте дальше, чтобы узнать, как это сделать.
Как составить повестку дня встречи
Снимок экрана с сайта adam.ai: Создание пунктов и подпунктов повестки дня по времени
2. Свяжите соответствующие встречи и загрузите важные файлы.
Как загрузить файлы на встречу
3. Создавайте элементы действий, планируйте их, назначайте и отправляйте в интегрированные приложения, такие как Asana, Trello и Jira. Ознакомьтесь с другими интеграциями, которые есть у adam.ai.
Как создавать элементы действий на собрании
Снимок экрана с сайта adam.ai: назначение и планирование действий.
4. Делайте заметки в режиме реального времени или превращайте их в пункты повестки дня, действия или решения.
Делайте заметки в режиме реального времени
Скриншот с сайта adam.ai: Делайте заметки в режиме реального времени
5. Добавляйте решения и голосуйте по ним. Отметьте людей, за решения которых вы хотите проголосовать, и добавьте любые комментарии или файлы, связанные с решениями.
Решения и голосование на собраниях
Скриншоты с сайта adam.ai: Решения и голосование
6. Обсуждайте собрание с участниками и превращайте обсуждения в действия, решения или пункты повестки дня или добавляйте их в заметки.
Общайтесь с участниками во время встречи
Скриншот с сайта adam.ai: проводите обсуждения на собраниях и превращайте их во что угодно.
8. Протоколы встреч будут автоматически генерироваться за считанные секунды.
Как составить протокол собрания
Скриншот с сайта adam.ai: Автоматически генерируемые минуты
Все вышеперечисленные функции помогут вам вести подробные протоколы совещаний за гораздо меньшее время, чем обычно, особенно если вы новичок в ведении заметок о собраниях. Используя adam.ai, вы сможете без особых усилий обрабатывать огромное количество информации и отслеживать все решения и действия.
И хотя может быть доступно несколько решений для управления собраниями, вот почему adam.ai — это универсальная платформа для управления собраниями, которой вы можете доверять:
adam.ai — одна из портфельных компаний Atlassian Ventures.
В категории программного обеспечения для управления собраниями на G2 компания adam.ai в течение последних нескольких кварталов занимала лидирующие позиции и имела высокие результаты.
Сайт adam.ai был включен в отчет Forrester в области технологий проведения встреч с использованием искусственного интеллекта.
adam.ai доверяют и используют влиятельные команды и организации по всему миру для проведения всех типов важных встреч, таких как встречи советов директоров, комитетов, управления проектами и развития бизнеса.
И самое главное, adam.ai интегрируется с вашим существующим рабочим процессом, совместим с SOC2, обеспечивает специализированную поддержку и успех, а также имеет возможность бесплатной пробной версии.
Начать бесплатную пробную версию
Оснащен расширенными возможностями управления собраниями и функциями искусственного интеллекта. Безопасность корпоративного уровня. Выделенная поддержка и успех.
Подводя итог, можно сказать, что эффективная запись того, что произошло во время встречи, повышает производительность и создает бесценные ссылки на встречи, и это основная цель протоколов встреч.
Вы можете начать с готовых шаблонов протоколов собраний, которые помогут вам написать хорошие протоколы собраний. Однако важно знать, что включает в себя хороший шаблон протокола собрания, и выбрать тот, который соответствует потребностям бизнеса.
Что ещё более важно, изучите программные решения, которые могут упростить и ускорить написание протоколов собраний, например универсальное программное обеспечение для управления собраниями.
