Если вы предприниматель или руководитель бизнеса, вы, вероятно, проводите дни, совмещая миллион задач, задаваясь вопросом, будет ли у вас когда-нибудь перерыв. На вашей тарелке лежат тяжелые обязанности и ответственность, и чтобы продолжить свой успех, вы должны их выполнить, даже если для этого придется работать круглосуточно. Именно тогда вы поймете, что пришло время нанять личного помощника .
Нанять личного помощника для помощи в повседневных задачах, чтобы ваши дни проходили гладко и эффективно, является разумным решением для многих профессионалов. Поиск подходящего личного помощника является обязательным условием успеха на этой должности. В полном руководстве мы рассмотрим, как найти личного помощника, подходящего именно вам, и как эффективно его подключить.
Что нужно сделать, прежде чем нанять личного помощника?
Прежде чем сделать первый шаг к поиску личного помощника, необходимо подготовиться к нескольким вещам. Четкий план действий для вашего личного помощника поможет вам найти подходящего именно вам помощника.
Заблаговременное принятие этих важных шагов гарантирует, что личный ассистент, которого вы нанимаете, понимает ожидания и вознаграждение, связанное с этой ролью, и не возникнет сюрпризов, которые могут вызвать проблемы в дальнейшем.
Определите свой бюджет на личного помощника
Вам нужно будет определить свой бюджет на личного помощника, чтобы понять, можете ли вы позволить себе одного на полный рабочий день или только на неполный рабочий день. Имейте в виду, что личный помощник окажет вам дополнительную поддержку, освободив вас от трудоемких, рутинных, но важных задач и позволяя сосредоточиться на основных функциях и росте.
Как только вы поймете бюджет своего личного помощника, вы поймете, сколько часов в неделю он будет работать и какой объем работы вы можете ему поручить. Вы также хотите принять решение о каких-либо льготах или бонусах, которые вы предоставите своему личному помощнику. Чтобы привлечь талантливых специалистов (и удержать их), вам необходимо предложить конкурентоспособную зарплату или пакет льгот.
Определите обязанности и ответственность вашего личного помощника
Прежде чем составить описание вакансии для поиска личного помощника, вы должны понять, что он будет для вас делать. Хотите ли вы, чтобы ваш помощник выполнял за вас поручения или только сидел за столом и выполнял административные задачи?
Лучший способ записать обязанности и ответственность вашего личного помощника — это записать всю работу и действия, которые вы выполняете ежедневно и еженедельно. Затем подумайте, какие из них отнимают много времени и повторяются, поскольку профессионалы часто передают их своим помощникам.
Вы захотите сохранить в своем списке свои основные функции, а также те, которые очень сложны и имеют решающее значение для успеха. Цель вашего личного помощника — помочь вам сэкономить время и повысить эффективность, поэтому разгрузите работу, которая поможет вам достичь этой цели. Например, если вы тратите 30 минут на то, чтобы забрать еду, поручите эту задачу своему личному помощнику, и это даст вам дополнительные полчаса продуктивной работы.
Вот некоторые общие обязанности и ответственность личных помощников:
- Обработка входящей электронной почты
- Отвечать на телефонные звонки и выполнять функции привратника.
– Управление календарями
- Планирование совещаний и ведение протоколов совещаний.
- Ввод данных
– Организация файлов
– Бронирование встреч
- Организация поездок
– Выполнение поручений
- Принести еду или кофе
Как найти личного помощника, который подойдет именно вам?
Не все личные помощники одинаковы, и не все подходят именно вам. Нанять подходящего специалиста может оказаться непростой задачей. Однако крайне важно нанять личного помощника, который хорошо соответствует вашей организации, стилю работы и вашей личности.
Ваш личный помощник должен быть чрезвычайно компетентным и обладать характером, с которым вы ладите, поскольку вы ежедневно работаете с ним в тесном контакте. При проверке кандидатов учитывайте стиль работы и отношение, чтобы убедиться, что вы выбрали помощника, с которым вы ладите и который поддерживает вашу работу так, как вам нужно.
Обратите внимание на стиль общения и поведение кандидата. Задают ли они вопросы, которые показывают их искренний интерес к этой должности и то, как они могут лучше всего поддержать вашу работу?
Быть разборчивым при выборе личного помощника важнее, чем при выборе многих других должностей. Чем лучше подойдет ваш помощник, тем успешнее он будет выполнять свою роль в долгосрочной перспективе и тем больше он поможет вам повысить ваш успех.
Чтобы найти личного помощника, вы можете разместить объявления на многочисленных досках вакансий в Интернете с четким описанием вакансии, чтобы помочь привлечь компетентных людей. Вам захочется потратить время на просмотр кандидатов, чтобы исключить неквалифицированных, а затем запланировать собеседования с лучшими кандидатами.
Здесь, в агентстве Pocketbook , мы сделаем всю работу, чтобы найти вам исключительного личного помощника, который подойдет именно вам. У нас есть опыт и знания, чтобы знать, на что обращать внимание в идеальном сочетании, чтобы упростить поиск личного помощника.
Какие качества нужно искать в личном помощнике
– Высокая организованность
- Дружелюбно
- Решение проблем
- Отличный коммуникатор
– Продвинутые навыки
Высокоорганизованный
Высокоорганизованный личный помощник значительно облегчит вашу жизнь. Они гарантируют, что ваши дни пройдут гладко и ничего не останется незамеченным. Ваш личный помощник часто управляет вашим календарем, и его организация помогает максимально эффективно проводить время в офисе и способствует балансу между работой и личной жизнью.
Дружелюбие. Лучшие личные помощники чрезвычайно дружелюбны и ладят со всеми. Они являются экспертами в работе с разными личностями и знают, как угодить даже самым трудным людям. Ваш личный помощник часто является первым контактным лицом для других, пытающихся связаться с вами, поэтому он должен хорошо представлять вас.
Решение проблем
Цель личного помощника — помочь вам сэкономить время, повысить эффективность и производительность. Личный помощник должен отлично решать проблемы, чтобы эффективно выполнять работу. В противном случае они будут обращаться к вам за каждым препятствием, которое встретится на их пути, разрушая цель позиции.
Отличный коммуникатор
Отличные личные помощники являются отличными коммуникаторами и обеспечивают четкое общение, обеспечивая четкое общение. Когда ваш помощник узнает ваш стиль общения, он будет знать, о чем вы хотите услышать, какие электронные письма вас копировать, а какие — пустая трата вашего времени.
Продвинутые навыки
При поиске личного помощника, подходящего именно вам, вам следует искать кандидатов с продвинутыми навыками, которые значительно помогут в вашей работе. Они, должно быть, использовали специальное программное обеспечение и программы, которые часто требуются личным помощникам для успешного выполнения своих обязанностей. Крайне важно найти личного помощника с такими навыками.
Если вы найдете человека, в котором видите потенциал, и ваши личности совпадают, но у него нет всех навыков, которые вы хотели бы видеть у своего помощника, спросите, готовы ли они предпринять необходимые шаги для расширения своих знаний.
Подходящий для вас личный помощник может легко пройти несколько ускоренных курсов, чтобы усовершенствовать свои навыки и стать тем помощником, который вам нужен.
Что делать, если вы нашли личного помощника?
Как только вы найдете личного помощника, который подойдет именно вам, очень важно настроить его на успех. Процесс адаптации дает вашему помощнику необходимые знания и подготовку, чтобы он точно знал, чего от него ждут и на чем ему следует сосредоточить свое время, чтобы наилучшим образом поддерживать свою работу. Вот несколько советов, как акклиматизировать вашего личного помощника:
– Расскажите им о своей работе и о том, как выглядит успех на вашей должности.
– Предоставьте своему личному помощнику длинный список его обязанностей и ответственности.
– Сообщите своему помощнику о ваших предпочтениях в общении.
– Убедитесь, что они хорошо знают любое программное обеспечение и инструменты, которые они будут использовать.
– Познакомьте их с другими сотрудниками, особенно с теми, с которыми они будут работать.
– Расскажите им о других вещах, которые они могут сделать, чтобы сэкономить вам время и наилучшим образом поддержать вашу работу.
– Проверяйте их почаще в первые несколько дней или недель, чтобы убедиться, что они все освоили и хорошо себя чувствуют.
– Дайте им понять, что вы — команда, и они могут прийти к вам с вопросами или конкретными вещами, которые мешают им работать.
Заключение
Чтобы найти личного помощника, вы должны выбрать того, который подходит именно вам, чтобы добиться успеха. Правильный личный помощник сделает ваши дни протекающими гладко, сэкономит ваше время и повысит эффективность.
С помощью вашего помощника вы обнаружите, что у вас будет баланс между работой и личной жизнью. Они возьмут на себя часть вашей рабочей нагрузки, особенно трудоемкие задачи, поэтому сможете сосредоточиться на своих основных функциях и добиться успеха.
Чтобы найти личного помощника, вы можете размещать объявления на досках объявлений, просматривать претендентов, проводить собеседования или просто обращаться в агентство Pocketbook , и мы найдем для вас идеальную пару!
